Zispa IT-teknologi, samarbejde og vidensdeling for virksomheder Zispa IT-teknologi, samarbejde og vidensdeling for virksomheder Zispa IT-teknologi, samarbejde og vidensdeling for virksomheder Zispa IT-teknologi, samarbejde og vidensdeling for virksomheder Zispa IT-teknologi, samarbejde og vidensdeling for virksomheder

Sådan bruger du ‘scrum’ i drift og får touchdown på alle bolde

Sådan bruger du ‘scrum’ i drift og får touchdown på alle bolde

Normalt forbinder vi i IT-verdenen begrebet ‘scrum’ i med håndtering af processer på (produkt-)udvikling af software og at være agile (handlekraftige). Sådan behøver det ikke nødvendigvis at være…

Zispa arbejder med scrum via et ‘dashboard’ (instrumentbræt, red.) som synliggører for alle, hvad den enkelte skal nå og et ‘workflow’ sikrer, at opgaven altid er i spil og ikke bliver tabt på gulvet.

– Vi  bruger scrum til at styre workflows i forbindelse med vores opgaver både internt og eksternt og får touchdown på opgaverne i sprint. Vi er mere effektive og på forkant med opgaver, deadlines og samarbejde. Frank fortæller herunder mere om, hvordan team Zispa dagligt arbejder med scrum – på deres måde.

Når du har læst dette indlæg, har du fået inspiration til, hvordan du selv kan bruge scrum i dit team og 3 ting, du også bør vide om scrum – som kan give lettere hovedbrud (men ikke er fysisk farligt).

Og du behøver hverken tand- og skridtbeskytter eller store muskler…

ZispaScrumFootball

Foto fra Flickr.com

Du kan altid regne med ting ændrer sig

– Vi lever i en konstant foranderlig verden især i forhold til teknologi, processer og virksomheder, som skal løbe hurtigere og længere i kampen om kunderne. Løsningen er ikke altid at ansætte flere medarbejdere og ændre ressourcerne (vi har), men i stedet ændre rækkefølgen af opgaver, fortæller Frank fra Zispa.

– Som en lille virksomhed med få ansatte, har vi ofte mange opgaver, som skal løses – både internt og eksternt. Og det er meget let at miste fokus og overblik over alle opgaver og få dem prioriteret i den rigtige rækkefølge, når du dagligt også skal huske at servicere og hjælpe dine kunder.

Sprint – vær klar til at handle hurtigt på kundens behov

– Tom, Johnni og jeg har tidligere arbejdet med scrum, men mere i forbindelse med udvikling af produkter. Vi fik idéen til at bruge scrum i forbindelse med drift i forhold til:

  1. Kunder og nye projekter
  2. Forventningsafstemme internt og statusopfølgning

Ved at arbejde med scrum-metoden kan vi skabe bedre rammer i (sam-)arbejdet for alle. Alle ved hvad de andre laver og hvor langt de er, kunden kan også let se hvad der er på programmet i den pågældende uge..

Se denne video om scrum fra Scrum Alliance og få et hurtigt overblik over ’scrum’ (1:20 minutter – på engelsk)

 

– Ved at lægge opgaver i sprint (kendetegnet ved kort planlægning), typisk over én uge, kan du hurtigt fravige oprindelige planer og imødekomme kundens behov, hvis der opstår en akut situation. Uden at det skal gå ud over den langsigtede planlægning. Du er stadig agil og har øjet på det bevægelige mål (moving target). Det ser vi som en kæmpe fordel.

FAKTA

Scrum: ordet stammer oprindeligt fra rugby og er en forkortelse af ‘scrummage’ som betyder ‘skærmydsler’

Sprint: arbejdet inddeles i mindre bidder og fordeles over max 30 dag. Forud for sprint lægges ‘sprint planning’

Backlog: Den opgave som skal løses og nødvendigvis prioriteres i en bestemt rækkefølge

Scrum Master: personen som har til opgave at sørge for sprints og alle kommer i mål. Synliggøre fremdrift og succes.

Kilde: www.wikipedia.dk

Workasone3

Foto: Flickr.com

En letfordøjelig spiseseddel med opgaver til medarbejdere

– Vi er jo alle kun mennesker, som kan glemme opgaver eller give besked videre til kollegaen, som venter på feedback fra dig. Så du kan melde tilbage til kunden…Og hvem har egentlig ansvaret – og bolden?

– Ved at lægge opgaver i backlog og sprint har alle medarbejdere en spiseseddel for dagen og ugen. Du ser, hvad du og kollegaer har nået af de planlagte opgaver – det bliver en positiv og succesfuld statusopdatering om fredagen. Fremfor at blive slået i hovedet og fokusere på det, du/I ikke nåede.

– Jo mere en organisation er presset, jo mere gavn har man af sit scrum-dashboard, for når fokus er væk så er listen lige ved hånden og du er på sporet igen.

– Bolden (opgaven) forsvinder ikke (eller som den gule Post-it lap lander i skraldespanden) – den er synligt placeret for alle – og sammen med Scrum-masteren kan I tage en mere velovervejet vurdering af opgaverne og kommunikere til andre teams eller kunden.

The Grand Master of Scrum

Internt er scrum-masteren en meget vigtig post på sprint-holdet. Det er scrum-masterens opgave at vurdere om opgaver kan løses indenfor det planlagte sprint, om der er for mange, for svære eller andre medarbejdere som skal ind over.

– Nogle medarbejdere kan af natur godt have det lidt svært med at melde ud, hvis de har problemer med opgaver eller ikke kan nå det tidsmæssigt. De frygter måske, det bliver set som en svaghed eller en fejl. Derfor er det vigtigt, at scrum-masteren tør udfordre og vurdere om opgaver er realistiske i forhold til f.eks. medarbejderens tid og kompetencer. Det er scrum-masterens opgave at sørge for touch-down.

4377007642_00ab0705de_z

Det daglige scrum-møde – her dog fra fodboldens verden (foto: Flickr)

Fordele ved at bruge scrum til drift – og 3 ting du bør overveje

– Som med alle metoder er der altid et ‘aber-dabei’ og noget som ikke altid fungerer i praksis. Derfor har vi taget de ting, vi kan bruge og virker for os og justeret det, som ikke rigtig fungerer.

  • Alle kender deres opgaver, der skal løses for at komme i mål
  • Vi har mere overblik og fokus på rækkefølge af opgaver i en travl hverdag
  • Vi kan altid sikre en opdateret dialog med kunde, samarbejdspartnere og teams.

Især for kunden giver det ro i maven og tilliden til at ting når i mål.

  1. Undgå ‘bølgen’. Du er først i mål, når opgaven er afsluttet. Vi oplever at opgaver bliver skubbet til sprint +1, +2 og der ved blot bliver skubbet frem som en bølge. Og den overvælder os på et tidspunkt.
  1. Max belægningsgrad på 50%. Du kan ikke lægge alle opgaver i sprint – der skal være plads til at tage hånd om uventede opgaver og support.
  1. Vær skarp og realistisk (især Scrum-master). Hvad er realistisk at nå og hvad giver medarbejdere succes og motiverer (frem for fiasko og giver næring til stress).

ZispaScrum

Morgen-scrum hos Zispa – hvor opgaverne i sprint løbes igennem. Foto: Frank Helbo Christensen

Hos Zispa afholder de hver dag et morgenmøde på ca. 10 minutter. Det sikrer fokus på de rigtige opgaver og giver også et billede af hvad, der sker rundt i virksomheden. Og igen efter middag afholder de møde, for de, som har behov for at få feedback eller er kørt fast.

– Vi har valgt at lægge et obligatorisk møde om morgenen og dernæst arbejde uforstyrret indtil middag. Udover det daglige selvfølgelig. Efter middag er der mulighed igen for møde, men kun hvis en medarbejder har behov – eller scrum-masteren vurderer det er nødvendigt.

Sådan virker det godt for os lige pt. Det kalder vi #WorkAsOne

Har du spørgsmål til indlægget eller lyst til at høre mere om, hvordan Zispa arbejder med scrum så kontakt Frank på mail fhc@zispa.dk eller ring på tlf. 76131445. Du er også velkommen til at lægge en kommentar herunder.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.