Den står alene i hjørnet i butikkens baglokale, lettere støvet, på standby og venter på at blive fodret med daglige lister bestående af dåsetomater, kildevand og gule ærter på tilbud.
For to år siden gik faxen hos supermarkedskæden ABC Lavpris på seniorordning – fra et langt arbejdsliv som dagligt bindeled mellem hovedkontor, butikker og leverandører. Nu bliver den gamle fax kun brugt en gang i mellem. Og det er kun et spørgsmål om tid, før faxen går helt på pension.
ABC Lavpris har digitaliseret deres indkøbsprocesser. Det har de gjort i takt med, at antallet af varenumre, mængden af information mellem hovedkontoret, butikkerne og de godt 300 leverandører, er steget markant.
For ABC Lavpris har travlt. 14 butikker skal dagligt være fyldt op og klar til de mange kampagner med slagtilbud – og til kunderne. Det giver mange arbejdsgange og papirer at holde styr på. Og det er her faxen kommer ind i billedet.
Ronni Jensen, indkøbs- og marketingdirektør i ABC Lavpris, fortæller herunder om, hvordan tidligere arbejdsgange i indkøb hovedsageligt foregik via fax. Nu er processerne og samarbejdet omkring indkøb digitaliseret. Og det giver bedre overblik, besparelse af tid i butikkerne og bedre samarbejde i hele organisationen.
På hovedkontoret i Tarm er der rundt regnet 9 folk på lageret, 7 i administrationen og 8 i indkøbsafdelingen. De skal sørge for, at de 14 butikker får den rigtige og nødvendige information omkring varer og kampagner. Fra virksomhedens start havde ABC Lavpris godt 2.500 varenumre at holde styr på. Det tal er nu over dobbelt så højt – med op mod 6.000 varenumre.
Før indkøbsprocesserne internt i ABC Lavpris blev digitaliseret, foregik informationen om fordelingen af varer til og fra butikkerne fx via intern post, mail eller papir (faxen!). Det bevidner de tilbageblevne dueslag i postrummet om. Her er sorteret mange stykker papir, som flere gange dagligt blev spyttet ud af faxen. Ofte med informationer om ændringer i de mange varers pris og styk, ændringer i rammeaftaler fra leverandører m.m.
At digitalisere en hel virksomheds arbejdsprocesser er ikke bare lige noget, der sker med et knips. Det handler lige så meget – hvis ikke mere – om menneskers vaner, rutiner og tillid. Til at daglige arbejdsprocesser kan gøres smartere, enklere eller hurtigere. For ”det fungerer jo, som vi har altid har gjort”. Og sådan er mennesker tit (bedst). De finder en vej rundt om ting, der måske ellers er besværlige og får ting til at virke.
Men en konstant stigende informationsmængde og krav til både medarbejderes omstilling (fleksibilitet) kræver en ny- eller gentækning af organisationen ABC Lavpris:
– Vi arbejder med 300 leverandører og har omkring 6000 forskellige varenumre. Det stiller store krav til os som organisation og kræver et stort overblik. Vi skal være superskarpe i vores kommunikation med hinanden, så ingen bolde bliver tabt på gulvet. For det koster tid og penge – og giver stressede medarbejdere. Så vi har længe været klar over, at noget skulle ske med vores interne arbejdsprocesser, siger Ronni Jensen.
– I 2015 begyndte vi at digitalisere vores rammeaftaler med de forskellige leverandører, så alle priser og varer altid var opdateret – og medarbejdere skulle kun lede og finde informationerne ét sted. Vi har haft mange mapper fyldt med prislister og leverandøraftaler, som hele tiden skulle opdateres. Det klarer vi nu nemt og digitalt, forklarer Ronni Jensen, og fortsætter:
– På den måde minimerer vi fejl – og undgår at sende utallige ændringer frem og tilbage med fax – eller mail. Vi ved altid hvilken version, der er den seneste. Og gældende.
Digitalisering af rammeaftalerne var første trin i forhold til indkøbsafdelingen. Og her var det sværeste ikke at få alle informationer ind i det digitale værktøj. Det var derimod sværere at få medarbejderne til at ændre arbejdsvaner.
– Det var – og er – ikke svært at fordre systemet med de rigtige informationer, siger Ronni Jensen, – medarbejderne efterspurgte selv systemet inden det kom, så de var motiveret for det. Det var derimod svært at foretage de samme arbejdsgange digitalt. Der er forskel på at få et papir i hånden, som du skal gøre noget ved, end at få det samme papir elektronisk, som du skal logge ind på computeren for at finde. Og samtidig have troen på, at alle medarbejdere får de informationer, de skal bruge. Det kører over al forventning nu.
– Vi kan klart se fordelene ved, at informationerne kun ligger ét sted. Det gør det nemmere for medarbejdere, når de skal søge informationer på fx en specifik vare eller leverandør. Det giver samtidigt også et langt bedre overblik – også for mig – og sparer tid for medarbejderne i butikkerne.
Læs også ’Jydsk købmandsskab og IT’
I 2016 påbegyndte ABC Lavpris andet trin: Varekampagnerne i butikkerne. Det kræver et skarpt overblik og at kunne holde tungen lige i munden i indkøbsafdelingen. For priser, leveringer og tilbud ændrer sig. Hele tiden.
Og ABC Lavpris vil være bedst, billigst og kundernes foretrukne indkøbssted. En årlig omsætning på godt en milliard fordelt på de 14 butikker taler næsten for sig selv.
”I alle ABC Lavpris-supermarkeder, er der store lagre bag selve butikkerne, hvilket er medvirkende til, at vi så vidt muligt altid har varen. Der arbejdes altid på at disponere og planlægge bedst muligt, således vi har alle varer i butikken og især alle ugens tilbud. Disponeres der forkert, eller overraskes vi af et stort salg, arbejder personalet alt hvad der er muligt for at sikre genbestilling og ny levering, således ingen kunder går forgæves efter en bestemt vare eller et godt tilbud.”
Det tager tid at digitalisere en forretning/virksomhed, som har eksisteret i mange år og har gjort tingene på en bestemt måde. Men ABC Lavpris kan se værdien i at digitalisere mange arbejdsgange- og processer, hvis de vil være en konkurrencedygtig virksomhed, som kan imødekomme kunders, leverandørers, samarbejdspartners – og medarbejdernes – behov og ønsker.
– Vores medarbejdere har taget rigtig godt imod de nye digitale processer, siger Ronni Jensen og gør samlet status over digitaliseringen:
– At gå fra fax til digitalisering af arbejdsprocesser tager lang tid – især for os i administrationen. Til gengæld sparer butikkerne en masse tid, medarbejderne kan nemmere finde de rigtige informationer og alle butikker får den samme information.
– Vi kan hurtigere reagere på tilbagekald af varer, vi har færre fejl og kan nemmere overholde deadlines m.m. Det er ikke noget vores kunder mærker til, men for vores butiksbestyrere betyder det især, at de har mere tid til at skabe de bedste kundeoplevelser: Gode, mange og billige varer i pæne og præsentable butikker.
Læs også Vibe er ‘Ny i job’ hos ABC Lavpris.
Del
Linkedin
Email
