Er du en detektiv til at finde de rigtige informationer indbakken?

Faktisk bruger vi i gennemsnit 35% af vores effektive arbejdstid på at lede efter informationer – og kunne den tid ikke godt være brugt til noget mere fornuftigt (- det synes din chef måske…)? McKinsey Global Institute har lavet en rapport, som viser hvor meget tid du i gennemsnit bruger på e-mails og lede efter informationer samt, hvor meget mere effektiv du kan blive ved at bruge sociale værktøjer.

Brug sociale værktøjer til informationer og bliv 35% mere effektiv

Ved du nogenlunde, hvor meget tid du i gennemsnit bruger hver dag på e-mails? Eller ville du være overrasket over at:

– 28% af din arbejdstid bruger du i gennemsnit på at organisere dine e-mails
– 20% bruger du på at lede efter interne informationer (for hvor var det nu lige den e-mail var henne?) eller lede efter kollegaer, der kan hjælpe med bestemte opgaver.

Vil du gerne ændre det – eller ”så går tiden da bare med det”?

Brug sociale værktøjer og gør dine beskeder ”søgbare” og reducer tiden på informationssøgning med 35%. Samtidig styrker og sikrer du hurtig intern kommunikation og er ikke længere bremseklods, men kan være med til at skabe et ”glidende” samarbejde i organisationen.

Hvad skal jeg med sociale værktøjer på arbejde?

Du bruger det sikkert allerede i hverdagen – måske bare ikke på arbejde. du bruger sociale værktøjer til at søge og dele informationer/viden på som Facebook, Twitter, LinkedIn eller andre? Virksomheder bruger sociale værktøjer til at nå deres kunder på nye måder, så hvorfor ikke tænke sociale værktøjer til at søge og dele viden på arbejdspladsen?

Den tid du (forgæves) bruger på at lede efter informationer, koster faktisk også virksomheden penge (ja, ”Time is Money”).

Det koster det dig (og virksomheden) at lede efter informationer (i USD)

Ved at implementere sociale værktøjer har din virksomhed mulighed for at øge effektiviteten med 20-25%. Og der er flere fordele: sociale værktøjer kan med stor fordel bruges til at forbedre kommunikationen, vidensdeling og samarbejde både i og udenfor virksomheden.

Sociale værktøjer kræver ikke meget af dig

Det er ret nemt at implementere sociale værktøjer i virksomheden. Det som til gengæld er SVÆRT er at ændre virksomhedens struktur, processer og kultur. For at skabe de rigtige betingelser, så du kan få det fulde udbytte af sociale værktøjer, kræver det lidt fælles fodslag og samarbejde i hele virksomheden. Det skal din virksomhed gøre:

– Vær åben
– Skab en flad(ere) struktur (en top-styret organisation dræber flowet/skaber flaskehals i kommunikationen)
– Hav tillid
– Motivér og skab opbakning/deltagelse fra ALLE medarbejdere. Del tanker (altså dem, andre kan have gavn af)
– Skab tryghed for at medarbejderes bidrag respekteres

Og hvad kunne det så være for et socialt værktøj?

Skab en effektiv arbejdsplads med digitalisering

Det kan være en daglig kamp at komme til bunds med alle e-mails i indbakken – og måske det føles lidt, som her  >> Stay in the loop

Derudover har du også denne udfordring, hver gang du åbner din indbakke:

– Hver gang du læser en ny mail skal din hjerne omstille sig til et nyt fokusområde. Og hvis du får rigtig mange mails, så bliver det RIGTIG mange gange i løbet af en arbejdsdag.
– Du mister meget nemt overblik over den samlede kommunikation mellem forskellige parter (hvis ikke alle husker at svare i samme tråd…)

Med digitalisering har du mulighed for at samle kommunikation og data ét sted, som du kan søge i. Det er da smart. Og der er selvfølgelig flere fordele. Se hvilke her.