Hvordan kan stigende datamængde, logistik med CD-rommer og USB-sticks og brug af mange ressourcer (både mandskab, timer og dage) nu klares på 10 sekunder? Henning Sørensen (CFO) fra KEN har løst problemet med ét simpelt og sikkert fildelingsprogram.
KEN producerer udstyr til vask og desinfektion i primært sundheds- og fødevareindustrien, hvor virksomheder er underlagt høje krav for at blive godkendt som leverandør til for eksempel sygehuse. Hvert år er der enten kontrol eller eftersyn, hvor KEN skal vise dokumentation for at få diverse certifikater fornyet.
Hvordan opretter I al den dokumentation, der skal stilles til rådighed?
– Eftersom KEN er underlagt strenge kontroller og tests, så opretter vi dokumentation lige fra udvikling af vores produkter til produktion af udstyr og sikkerhed omkring desinfektion. På hvert ENESTE produkt vi fremstiller, opretter vi derfor en produktfil – eller en ‘stambog’. Det giver en masse papirarbejde, som kræves som dokumentation for overhovedet at få lov at levere til sygehusene.
De strenge krav om dokumentation og håndteringen af de følsomme oplysninger fra især udviklingsafdelingen, kræver en del ressourcer i både mandskabstimer samt indsamling af diverse dokumenter. Norsk Veritas sørger for, at virksomheder som KEN overholder regler, for at kunne udstede de certifikater, som kræves for at blive leverandør til f.eks Rigshospitalet. Norsk Veritas skal hvert år have adgang til eller se dokumentation og tager stikprøver for at sikre, at de strenge krav bliver overholdt.
Hvad har du førhen gjort i forbindelse med den årlige kontrol?
– Når Norsk Veritas melder sin ankomst skal vi samle AL dokumentation vedrørende vores produkter og stille det til rådighed – ofte til en gruppe bestående af specialister fra flere lande. Det kræver faktisk et stort forudgående arbejde med planlægning, rejsedage (for både Norsk Veritas og KEN), hotelophold, filer som skal sendes forud på CD-rom eller USB-sticks…
– og hvad så med ændringer som sker undervejs etc.?
– Så skal der fremsendes nye CD-rom’er eller USB-sticks – kan du se det for dig?
Henning har overstået dette års ‘papirarbejde’ med Norsk Veritas – på blot 10 sekunder. Og begge parter har sparet en masse tid og ressourcer. Med de øgede krav og den øgede mængde data bliver det faktisk en næsten umulig opgave at udføre på den ‘gamle måde. Derfor har Henning fra i år valgt at bruge FiLR til at håndtere filer og undgå de fordyrende aktiviteter omkring kontrollen.
Hvordan har du ændret processen?
– En af forskellene med FiLR og Dropbox er bl.a., at med Dropbox kopierer du filerne UD i din Dropbox og du har faktisk ikke helt kontrol over, hvor filerne reelt ligger (ude i Skyen). Med FiLR deler du filerne DIREKTE fra den server hvor filerne ligger i forvejen – og så risikerer du ikke at have 2 versioner af samme fil i spil, som det kan ske med Dropbox.
– Alle filer, som Norsk Veritas (og andre) skal have adgang til, kan jeg nu dele fra egen filserver – og via adgangskode give de rette personer adgang til. Sidst var det 3 mapper – 3 personer – fra 3 forskellige lande (Norge, Danmark, Thailand) – med adgang for en tidsbegrænset periode.
– Der er ingen grund til at give adgang til dokumenter, som de respektive personer ikke skal bruge mere. En måned inden Norsk Veritas skal have adgang til og se dokumentation i forbindelse med fornyelse af certifikater, kan vi (udviklingsgruppen primært) stille og roligt gå i gang med at gøre materialet klar og stille DET til rådighed, som de vil se og bruge. Intet andet.
1. Dele med egne OG eksterne brugere (adgangskode sendes til brugere via e-mail til den del af filserveren, der skal gives adgang til)
2. Mulighed for tidsbegrænset adgang (når det ikke længere er nødvendigt at stille filer til rådighed)
3. Dokumenter opdateres løbende (efter indstillet tidsinterval f.eks. 15 min, red.)
– Vi har valgt FiLR, fremfor Dropbox, fordi FiLR er nemt, sikkert og vi kan tilgå det via alle mobile enheder. Og så ligger filerne vi deler på vores egen server. Det giver mig tryghed.
KEN har 225 ansatte med hovedkontor på Fyn i Brobyværk og leverer professionelle løsninger til opvask og desinfektion på hospitaler, laboratorier, restauranter/kantiner samt fødevareindustrien i Skandinavien, Europa samt Mellemøsten, Japan og Australien. www.ken.dk
Med FiLR får du – ligesom Henning:
– Sikkerhed
– Fleksibilitet
– Nemmere ved at dele viden
– Lettere arbejdsprocesser
Feels like Dropbox, but acts like Fort Knox
Del
Linkedin
Email
