Koden til effektiv forretningsudvikling med vidensdeling

Her er koden til at udvikle og styrke din forretning med vidensdeling

Tryk – nu…
ALARM-ALARM-ALARM!

Ups – den forkerte kode? Hvor mange gange har du eller dine medarbejdere råd til at lave fejl? For hvis fejl koster virksomheden en masse penge og giver dig ekstra arbejde…

Sådan behøver det heldigvis ikke være…Læs Vinnis historie og hør om hendes udfordringer OG løsninger – eller gå direkte til Vinni’s 5 gode råd nederst og bliv flyvende som ørnen fra KS Vagt.

Sikkerhed og overvågning er en tillidssag

Vinni Lyhne Bjerg fra KS Vagt gør det nemt – og smart – både for virksomheden, hvor hun har det daglige ledelsesansvar, men også for medarbejderne hos KS Vagt, så de kan gøre deres arbejde nemmere og smartere (OG passe på dig og din virksomhed, så du kan sove trygt om natten) For mange fejl – kan gå ud over kunderne. Så hvordan sikrer du, ligesom Vinni, at alle informationer er tilgængelige og opdaterede og minimerer fejl – også når du ikke er på kontoret?

– Jeg har dagligt ledelsesansvar med særligt ansvar for at udvikle forretningen og implementere nye IT-værktøjer og har i sagens natur masser af forskellige opgaver i løbet af dagen. Derfor søger jeg altid efter løsninger, som kan hjælpe mig med at sikre en kontinuerlig udvikling af forretningen og arbejdet og det har jeg fundet med Vibe (vidensdelingsplatform), fortæller Vinni.

Papir eller digital?

– Førhen foregik meget af vores arbejde manuelt/på papir og gav os nogle meget tunge arbejdsprocesser med at samle oplysningsbøger ind, opdatere og lægge dem tilbage i bilerne. Og jeg måtte af og til ringe og vække en medarbejdere for at give eller få information…

– Vores mål på sigt er at blive en ‘papirløs’ (digital) organisation og skabe en bedre kommunikation i organisationen, hvor alle altid er opdateret og har relevant information tilgængelig. På den måde kan vi også sikre vores kunder og give den bedste service. Og så er det da til stor glæde for os at sidde hos kunden på det årlige servicebesøg og opdatere informationer med kunden via Vibe – for ved tryk på en knap – at lande ude i bilerne hos vores vægtere. Som kan bruge det aktivt, lige så snart de sætter sig i bilerne og kører ud.

Arbejd smartere og mere effektivt – ikke hårdere

– Som med så mange ændringer i faste rutiner og arbejdsprocesser, så vil der bare altid være nogen som ikke kan ‘finde’ JA-hatten frem, men som konsekvent sætter sig imod. Og det må man som leder bare forholde sig til. Vibe er for ALLE en anderledes måde at arbejde på, men ved at fortælle om de positive tilkendegivelser og historier om de ‘gode vibrationer’ er det bare rigtigt svært at blive ved med at kæmpe imod.

– Ved at arbejde på en smartere/nemmere måde via et vidensdelingssystem, giver det os i dag en hurtig opdatering/ændring af informationer – især på vores kunder, samt vi skaber en nem adgang til den nyeste information for både ledelse og medarbejdere. Vores vægtere, som kører ud og tjekker og holder øje med vores kunder er afhængige af korrekt og den nyeste opdaterede data. Men fra at være blevet fodret med information fra ledelsen, så skal vægterne nu aktivt deltage i vidensdelingen, så lederne ikke igen bliver formidlingscentral. Og det kræver en fortløbende ændring i organisationens kultur.

– Jeg har undervejs haft medarbejdere inde over, så det også kan blive et godt værktøj for dem. Vi mangler stadig nogle småting og tilrettelser, men det kommer hen ad vejen. Den største udfordring har været at få vendt de nye arbejdsgange og kulturelle ændringer i organisationen og slået fast, at ingen forventer at det hele bliver gjort korrekt fra start, men  ved at samarbejde og skabe fælles ånd – så skal vi nok komme i mål.

– Det sværeste ved Vibe? At forstå systemet og hvordan man gør – men det er der heldigvis råd for. Det ved Zispa. Og når først man kan basisfunktionerne i systemet, så er det samme måde hele vejen igennem, afslutter Vinni.

5 ting som gør din organisation flyvende (som ørnen fra Varde)…

Den rigtige kode er:

1. Sæt dine og organisationens mål og afstem forventninger
2. Start med det vigtigste først – måske er der ting, som skal være på plads inden du går i gang med at implementere vidensdelingsystemet
3. Forvent modstand – anerkend den og vær lydhør
4. Arbejd med (medarbejder-)motivation – skab gode vibrationer og fortæl de positive historier (bare ganske få sætninger kan gi’ medarbejdere JA-hatten på)
5. Forvent ikke at alting bliver gjort korrekt fra start – det er del af processen at ændre.

Om KS Vagt

Knud Simonsen stiftede i 2002 KS Vagt og er i dag Midt- og Sydjyllands førende alarmpatrulje for både virksomheder og private. Hovedkontoret ligger i Varde og har pt. 6 kørende patruljer. KS Vagt sikrer kunder en seriøs, professionel og tillidsfuld vagtservice. KS Vagt er ISO9001-certificeret. www.ksvagt.dk