Kom rigtig fra start med dit digitaliseringsprojekt – også i undersøgelsesfasen

Godt begyndt er halvt fuldendt, lyder et gammelt ordsprog. Det er også lige i øjet, når vi taler om et digitaliseringsprojekt.

Et godt digitaliseringsprojekt står på et godt fundament. Det lyder rasende simpelt – men det kan være meget svært at udføre i praksis. Men det er afgørende for et projekts succes, at det kommer godt fra start. Derfor har vi samlet 5 af vores bedste råd til at komme rigtigt fra start – også i undersøgelsesfasen.

Hvis vi skal have et godt samarbejde, skal du turde at “lukke os ind”. Vi skal kende din forretning (fortroligt – naturligvis), og sammen med dig afdækker vi, hvor du og din forretning er nu og hvor du gerne vil hen. Det er det, vi kalder undersøgelsesfasen. Skal vi lykkes med det, så læs med videre.

1. Vær klar til at prioritere når du vælger næste digitaliseringsprojekt

Vi mennesker vil altid gerne en hel masse – vi kan godt lide projekter og udvikling. Det kan vi – og det kan du sikkert også, når du er ejerleder eller leder. Og når først du har inviteret os ind, og vi begynder at lære dig og din virksomhed at kende, vil der (sandsynligvis) være mange steder, hvor du kan se en mulighed for at optimere arbejdsgange eller forbedre jeres service overfor kunderne. Det kan også være andre områder, der står og “blinker” hos jer.

Og så er det, at vi i fællesskab skal være gode til at holde fokus og prioritere, hvad der skaber den største værdi på din bundlinje. Vi kan ikke sætte alt i gang på en gang, så vi skal vælge vores fokusområde, og så skal vi samtidig erkende, at vi skal være klar til at prioritere og skære fra. Det gør dit digitaliseringsprojekt bedre og skarpere, ligesom det sikrer, at vi holder os inden for den aftalte økonomiske ramme.

2. Forbered og involver organisationen i forandringerne

“Kultur spiser strategi til morgenmad”, lyder et klassisk konsulent-udsagn. Oversat til Zispask betyder det, at det kræver rigtige mennesker og den rigtige kultur at få et digitaliseringsprojekt til at lykkes. Derfor er det helt afgørende, at vi (og her snakker vi os som konsulenter og jer som virksomhed i fællesskab) får forberedt og involveret organisationen i de forandringer, der kommer til at ske. Som medarbejder er det meget nemmere at ændre arbejdsgang og tænke nyt, hvis man har været involveret i arbejdet med at udvikle projektet og måske endda selv har været med til at sætte fingeren på, hvad der kan gøres bedre – end hvis man får en ny retningslinje udstukket, som “nogen” har siddet og fundet på et eller andet sted i organisationen. Derfor skal de pågældende medarbejdere høres og inddrages, hvor det er muligt.

3. Find den rigtige “product owner“

På et tidspunkt har organisationen været hørt og involveret, og så skal der træffes beslutning om retning og produkt. Hos Zispa arbejder vi som udgangspunkt i det agile projektframework, der hedder SCRUM, og her er én “product owner” helt afgørende. Product owner er den, der er udpeget hos kunden til at kunne træffe beslutninger. Product owner skal kort sagt kunne beslutte, hvordan produktet skal være, og for at nå derhen, skal der løbende træffes nødvendige – og rigtige – beslutninger. Det foregår selvfølgelig i et samarbejde med os, men Product owner er vigtig og har sidste ord. Derfor er han/hun en nøgleperson, og det er vigtigt at finde den helt rette til den post.

4. Involver interessenter – også udenfor organisationen

I punkt 2 talte vi om, at organisationen skal forberedes og involveres. Det er vigtigt. Men der kan også være andre interessenter, som det giver mening at involvere.

Hvis projektet handler om forbedring af kundeservice, kunne det være meget fornuftigt rent faktisk at spørge nogle kunder, hvad de egentlig sætter pris på. Hvis projektet handler om at optimere indkøb eller på anden vis handle med andre leverandører, er det leverandørerne, der skal involveres – vi er sikre på, at du forstår tilgangen…

5. Afsæt rigeligt tid til forundersøgelse

Vi ved godt, at du har travlt – og gerne vil i gang. Sikkert hellere i går end i dag. Og vi er også en lille virksomhed, som ikke vil spilde tiden på kæmpestore analyser og rapporter, der ender i skuffen. Men alligevel er det vores råd, at vi i begyndelsen af et digitaliseringsprojekt afsætter rigeligt med tid til undersøgelser og afdækning. Det sikrer, at vi når bredt rundt til de relevante involverede, så vi i fællesskab får skabt det rigtige fundament for projektet. Vi lover dig, at det er godt givet ud.

Er du nysgerrig på, hvordan vi kan hjælpe dig i gang? Så lad os tage en gratis og indledende snak.