Skriv os et par ord om din foresprøgelse, så kontakter vi dig hurtigst muligt.

Forespørgselsformular

Dine informationer

Hvad kan vi hjælpe med?

Radioknapper

Beskriv din forespørgelse

Størst tilladte upload: 268.44MB

Ved at benytte formularen accepterer du, at vi gemmer dine data i op til 6 mdr.
Kontakt os i tilfælde af, at du vil have dine data slettet.

Projektværktøj sikrer fremdrift, overblik og synlighed

Target Board er et dynamisk fælles projektstyringsværktøj, hvor alle opgaver, ansvarsområder og deadlines er skrevet ind, og opgaverne løbende opdateres og vedligeholdes.

De fleste projektledere har prøvet at have følelsen af at miste overblikket. Hvem har hvilke opgaver? Hvor langt er teamet? Hvilke deadlines arbejder vi efter? Og samtidig står ens leder og beder om en afrapportering.

Det er stressende, tidskrævende og ikke særligt effektivt.

Men der findes en løsning, som gør det nemmere at håndtere projekter: Et dynamisk fælles projektstyringsværktøj, hvor alle opgaver, ansvarsområder og deadlines er skrevet ind og opgaverne løbende opdateres og vedligeholdes af de der bære ansvaret for opgaven.

Nexus teamet Vejen Kommune, bruger Zispas Target Board som styringsværktøj. Det har betydet et farvel til gamle to-do-lister, masser af post-its med noter og et væld opgaver i forskellige outlook-kalendre. Samtidig behøver man heller ikke søge efter beslutninger eller ansvarlige i gamle referater. Det hele er tilgængeligt på Target Boardet og tilhørende Scrum værktøj.

Ro i maven og overblik

”Zispa Target Board giver mig langt mere ro i maven, for når jeg har oprettet opgaven, taber jeg den aldrig igen. Jeg ved nøjagtigt, hvor jeg finder min dokumentation, og jeg kan afrapportere til ledelsen på få minutter. Så kan vi bruge tiden på at diskutere udfordringer og muligheder,” fortæller Lizette Petersen, Sundhed og sammenhæng, i Vejen Kommune.

For hende og hendes projektteam har brugen af projekt- og opgavestyrings-værktøjet skabt et uundværligt overblik.

Hun kan se:

·        Hvilke opgaver, der skal løses for at komme i mål.

·        Hvem der har ansvar for hvilke opgaver.

·        Hvad der arbejdes på lige nu.

·        Hvilke opgaver, der er afhængige af hinanden.

·        Hvilke opgaver der hænger logisk sammen.

·        Hvorfor den enkelte opgave skal løses – og hvad den bidrager med.

”Jeg vil gerne give flere af mine projekt-kollegaer den samme oplevelse af at have ro i maven og styr på tingene uden at skulle bruge unødvendig tid på at opdatere sig selv med projektet i diverse kalenderer, indbakker og lapper på skriveborde” siger hun.

Sikrer sig mod udskiftning og sygdom

Lizette Petersen oplever også, at værktøjet sparer tid i forhold til statusmøder, ligesom hun også sikrer sit projekt mod sygdom, ferier eller udskiftning iblandt kollegeer.

”Som ny i teamet er det hurtigt at komme ind i projektet og få et overblik, og har vi sygdom eller ferie, kan vi hjælpe hinanden, fordi vi præcis kan se, hvor vi er nået til med den enkelte opgave.”

En af de ting, som Lizette også nikker genkendende til, er den synlighed, Target Boardet giver både over for sig selv, men også over for sin ledelse, om hvor lang tid opgaver tager.

”Når man skal tids-estimere alle opgaver, bliver man pludselig bevidst om, hvor lang tid ting tager – uanset om man er tidsoptimist eller tidspessimist,” siger Vinni Bjerg, Zispa, der har været med til at udvikle værktøjet.

Et digitalt målhierarki

Zispa har i mange år arbejdet med en digital Scrum-model til at styre projekter og drift, men virksomheden brugte lang tid på opfølgning og status. Derfor fik Vinni Bjerg en idé til et digitalt målhierarki:

”Og det er det, der nu tre år senere er vores Target Board, hvor projekter brydes ned i mål, delmål og deciderede opgaver,” forklarer hun.

”I dag kan jeg afrapportere til ledelse og kunder på ganske få minutter. Jeg kan trække blandt andet status, tidsforbrug og mål ud i Excel, og vi bruger det selv internt til at bryde vores strategier ned til konkrete opgaver, som kan fordeles og eksekveres. Lig med at vores strategi bliver til reelle opgaver og der rent faktisk eksikveres herpå.”

Gode råd til arbejdet med Target Board:

·        Copy + Paste på en opgave, så den er i Backloggen.

·        Backloggen gås igennem én gang i ugen / hver 14. dag på sprintmøder, hvor det afgøres, hvad der skal sættes fokus på.

·        Rens to-do listen (sprint-listen) for opgaver.

·        Afventer man svar fra fx en systemudvikler, så skriv en kommentar på opgaven og flyt den til ”Venter”. Den kommer tilbage på to-do listen efter 5 dage.

·        Når en opgave er færdig, flyttes den også visuelt til ”Færdig” i TagetBoardet.

Lizette Petersen

Del denne artikel