Vibe er ‘Ny i job’ – jydsk købmandsskab del 2

Vibe er ‘Ny i job’ hos ABC Lavpris

(Jydsk købmandsskab og IT – del 2)

“Det vigtigste er, at få varer ud i butikkerne og være der for kunderne – det er det godt købmandsskab handler om.”

Rikke Okholm er Tovholder for HR og Arbejdsmiljø hos ABC Lavpris – og ansvarlig for implementeringen af Vibe (som vidensdelingsplatform). Hun ved, at medarbejderne ude i butikkerne skal bruge mest af deres tid ‘på gulvet’ og ikke sidde klistret til en skærm. Men med udvidede åbningstider og krav om fleksibilitet kræver det, at information til og fra ABC Lavpris’ hovedkontor og medarbejdere kan flyde frit på tværs af tid – og sted. ABC Lavpris har derfor valgt at kombinere Vibe med infoskærme fordelt på 13 butikker.

– Det er ikke meningen, at vi skal bruge arbejdsdage ved skærmen, men at vi er synlige i butikken. Med udvidede åbningstider er vi udfordret af, at medarbejdere møder på forskellige tidspunkter – men stadig skal ha’ den nødvendige information. Så værdien med ét samlested er stor, når man ligesom os er vokset med flere butikker og flere medarbejdere, men stadig vil bevare én fælles virksomhedskultur: Vi kalder det ABC-ånden.

Vibe som ‘Ny i job’

Første mål er nået: Vibe som samlested for informationer på infoskærme (med integreret kalender) i 13 butikker. Når Vibe begynder som ‘Ny i job’ er det med ét skridt ad gangen. Det giver bedre overblik og sikrer at ting gøres rigtigt fra start. Rikke har fået lærerige erfaringer siden februar 2015. Læs dem nederst i indlægget, hvis du ikke lige vil tage ‘first things first’…

> Her er 5 gode råd til at arbejde med forandringer i din virksomhed – læs 1. del af ‘Jydsk købmandsskab og IT’

Første del af ‘Jydsk købmandsskab og IT’ handlede om udfordringen med at komme i gang med et IT-system: At få skabt et overblik og gøre det lettere at tilgå den samme udgave af et dokument, om det foregår på ABC Lavpris’ hovedkontor eller i ude butikkerne. Og ikke mindst få ryddet op i det, som skulle med i første omgang.

Sådan bruges Vibe bl.a. lige nu:

• Ugeomsætningen – Hovedkontoret lægger tal ind via Vibe hver mandag, som tjekkes af medarbejderne i butikkerne
• Kalender med vigtige datoer – for de enkelte butikker, bestyrere og medarbejdere
• Information fra Hovedkontoret til butikkerne
• Information fra de enkelte butikker til medarbejdere

Digital fællesskabsfølelse og bevarelse af ABC-ånden

– Vi har lavet ‘mapper’ og blogs, hvor medarbejdere kan dele film, billeder, opskrifter m.v. – en inspirationsmappe, som er søgbar. Vibe hjælper os med at have et fælles sted hvor tingene er opdateret, og vi kan synliggøre nogle ting, som vi ikke havde et sted til før.

I november/december 2015 var Rikke rundt i 12 butikker (en butik mangler pr. februar 2016) for at introducere og lære medarbejdere op i de vigtigste funktioner til start. 2-3 hold fik til start 2 timers undervisning: Hvad er Vibe og hvad skal det bruges til? For at medarbejdere kan vænne sig til at søge informationer, som førhen var placeret i forskellige mapper.

Men som alt nyt (IT-system), så kræver det ekstra benarbejde og justering undervejs: Ingenting kører optimalt lige fra start. Derfor skal der løbende bruges ressourcer på mere uddannelse af medarbejderne og tilpasning af værktøjerne.

Det skal give mening for medarbejdere

Rikke vil gerne pointere, at Vibe skal give mening for medarbejdere og gøre arbejdsgange nemmere på sigt. Med nye systemer er der nye vaner og rutiner, som skal tilegnes.

– Vibe er limen, der binder drift og kultur sammen. Her har vi ét samlested for informationer og kan samarbejde og videndele. Alle informationer er altid ajourført (fx telefonlister mv.). Vi skal selvfølgelig stadig tale sammen og mødes fysisk, men vi slipper for pjecer og papir.

Læs også: Sådan styrker ledelsen den interne kommunikation med infoskærme

Det har Rikke erfaret efter et år med Vibe:

• sørg for at have relevante og brugbare informationer, som medarbejdere kan bruge med det samme – ét sted, én version og altid opdateret gør det nemmere for alle
• afsæt nok ressourcer og tid til en tovholder
• skab en nem og enkel struktur – det skal ikke gøres mere besværligt (men det er faktisk svært at gøre det enkelt)
• vær tydelig og klar i kommunikationen – hold det kort og enkelt, når det skal læses på en skærm.

– Det tager tid at implementere VIBE, og den tid skal man som virksomhed give plads til. Og acceptere, at det aldrig kan blive 100% og at det kræver at arbejde med (virksomhedens) kultur omkring brugen af Vibe.

ABC Lavpris og version 2?

– Vi arbejder videre med Vibe og næste del, som skal have mere fokus på drift: Leverandører, aftaler, bestillingslister m.v. Vi skal stadig bruge ét sted, hvor vi samler men også videndeler.

Der er ingen tvivl om, at vi har rigtig mange muligheder med Vibe, men vi tager en ting af gangen og overvejer nøje, hvad der giver mening at ligge i de forskellige versioner. En ting er sikkert, vi er blevet glad for Vibe, og den er allerede blevet en vigtig del af holdet!

Vi siger: Velkommen til Vibe – NY I JOB!

Vil du høre mere om Vibe eller hvordan du får Vibe til at blive ‘månedens medarbejder’ så kontakt os på tlf. 76131445

Grafik og foto: ABC Lavpris