Når hverdagen skal være nemmere, overblikket holdes, og du skal i mål
Måske har du oplevet, at det kan være svært at “oversætte” en strategi eller et stort projekt til konkrete handlinger. Det gør det vanskeligt at få folk med, og det kan også gøre det svært at arbejde i samme retning. Samtidig er det også udfordrende at afrapportere på fremdriften.
Med Target Board som jeres kommunikationsværktøj, kan I skabe sammenhæng mellem det overordnede formål med projektet, produktet eller strategien – og de reelle opgaver, der skal løses for at komme i mål.
Opgaverne brydes ned i produkt-mål, som igen brydes ned i specifikke opgaver, der er til at navigere efter i en travl hverdag.
Med et projektstyringsværktøj som Target Boardet skaber vi en rød tråd igennem projektet, produktet eller strategien.
Det bliver nemmere at sikre en sammenhæng ved at spørge nedefra: ”Hvorfor gør vi dette?”, eller oppefra: ”Hvad skal der til for at opfylde formålet?”.
Target Board giver et visuelt og letforståeligt overblik på status og fremdrift, og det er altid opdateret og “live”.
Target Board hjælper med at:
Efterhånden som opgaverne fuldføres, farves målene i en mørkere farve. Det gør det nemt for SCRUM-master, projektleder eller afdelingsleder at holde styr på:
Target Boardet som projektstyringsværktøj kan med stor fordel anvendes sammen med Digital opgavestyring og SCRUM, som gør hverdagens arbejde nemmere.
Ideen til Target Boardet kom fra projektstyringsværktøjet: Målhierarkiet. Målhierarkiet har til formål at sikre entydige og målbare mål, der kan styres efter, og som er nemt kommunikerbare.
Tidligere blev projekter styret i opgavefoldere, men det var svært at bevare overblikket over det enkelte projekts fremdrift. Det krævede en vis forberedelse at blive klar til et statusmøde. Vi havde brug for et visuelt værktøj, der kunne hjælpe. Det blev til et sommer-2016-projekt for udviklingsafdelingen, som nåede i mål med en prototype. Siden er det blevet udviklet og optimeret 2 gange.
Da det er et af de vigtigste værktøjer for os – sammen med SCRUM og Wao app, vil vi blive ved med at optimere og finde på nye features.
Det Target Boardet bringer til bordet er level 4. Level 4 er de reelle opgaver, der skal løses for at nå i mål. Efterhånden som boardet farves, når opgaver færdiggøres, bliver status på projektet eller strategien en leg at kommunikere. Du slipper altså for at opdatere status, da det sker automatisk, efterhånden som teammedlemmer løser opgaverne. Det er også nemt at dykke ned i, hvad der mangler i at blive udført i og dermed sikre den rette prioritering.
Hashtags # kan du vælge at bruge som succeskriterier eller blot markeringer rundt om i boardet. Ved at “hover” over et #, får du vist hvilke mål – ja helt ned til opgaver, der er markeret med dette tag. Vi anvender det ofte selv til prioriteringer af udviklingsområder eller versioner i tilbudsfasen – hvor vi også har mulighed for at toggle nogle undermål fra og se konsekvensen i timeforbruget. Et godt værktøj, når der skal tales om versioner og budget.
Target Board har en estimeringsfunktion, som vi fandt nødvendig af to årsager: Vi forsøger at mindske stress på vores medarbejdere, og i forbindelse med at sprinte opgaver (vi anvender SCRUM som metode) vil vi gerne sikre, at vi putter den rette mængde opgaver ind i hver medarbejders sprint.
Den anden årsag er, at vi kan bruge nedbrydelsen af projektet som basis for vores tilbudsgivning. Vi kan udlæse alt til Excel, så vi ved, hvor mange timer vi skal bruge på projektet.
Vejen Kommune bruger det anderledes. Læs mere herom i nedenstående artikel. Og sådan er det jo med værktøjer. Brugere anvender det ikke altid, som det oprindeligt var tiltænkt. Target Boardet holder i vores udgave også styr på, hvor meget tid, der rent faktisk er blevet brugt på de enkelte opgaver.
Spil Digital Planning Poker. En funktion integreret i Target Boardet, så du har det ved hånden, når I skal vurdere en opgave. Når vi bryder opgaver ned og skal estimere på de svære ting, anvender vi boardets Planning Poker funktion. Det er et godt kommunikationsværktøj til at diskutere, hvorfor vi er så langt fra hinanden og nærme os den bedste løsning og enighed om forventet tidsforbrug.
Det er muligt at leje et Target Board samt underliggende SCRUM, men også at købe det, så det kan kundetilpasses. Kontakt os i dag for en snak om dine behov.
