fbpx

FOMO, 5 fede fordele og faldgruber ved digitale infoskærme

samarbejde og videndeling via infoskærme #workasone

FOMO, 5 fede fordele og faldgruber ved digitale infoskærme

851 315 Zispa IT-teknologi, samarbejde og vidensdeling for virksomheder

FOMO, 5 fede fordele og faldgruber ved digitale infoskærme

Hvad betyder effektiv intern kommunikation for en virksomhed? Hvordan får du alle medarbejdere informeret – også de, der arbejder på skæve tidspunkter eller på andre geografiske placeringer end administrationen? Og hvad skal du informere om på din infoskærm?

I dette indlæg får du fem (fede) fordele ved videndeling via infoskærme og hvilke faldgruber, du bør undgå. Du får også 40 forslag til, hvad du kan informere om på virksomhedens infoskærm.

Gentag fem gange: Fem flade fladskærme på en flad væg…

Undgå vidensiloer og giv alle medarbejdere lige adgang til information

Lider du af FOMO (Fear Of Missing Out) eller synes du bare ikke det er rart, når du ikke bliver informeret om (har adgang til), hvad der sker på din arbejdsplads? Måske har du det ligesom Bent i produktionen, som føler sig som en amputeret arm, der mangler resten af kroppen. Han er ikke med i det daglige kommunikationsloop. Men hvorfor er det vigtigt (også) at få Bent med i loop’et?

Det er nemmere at få den nødvendige og relevante information, når du har daglig adgang til organisationens interne kommunikation via emails og intranet. Men Bent i produktionen arbejder i holdskift (de sidste 25 år) og Bent har ikke altid mulighed for at tjekke mails eller skimme meddelelser på virksomhedens intranet. Faktisk vil Bent gerne holde sig opdateret og være en del af den informationsstrøm, der går til og fra kollegaerne i administrationen, det øvrige produktionsteam – og ledelsen.

Så hvordan får Bent adgang til de informationer, som også er relevante for ham og teamet i produktionen?

5 fede fordele ved en infoskærm

En infoskærm kan bruges som et effektiv værktøj til at booste produktivitet og styrke motivationen blandt medarbejdere. Og være med til at sikre et bedre arbejdsmiljø. En infoskærm:

  1. Giver kortere og hurtigere kommunikationsvej – fra ledelse til alle medarbejdere. Fx over flere geografiske lokationer.
  2. Skaber mindre behov for at sende e-mails.
  3. Synliggør og giver hurtigere overblik over resultater, procedureændringer, sikkerhedsforanstaltninger m.v.
  4. Understøtter digitalisering og effektivisering af arbejdsgange ”Work As One”.
  5. Giver medarbejdere konkrete værktøjer og pejlemærker i hverdagen. Uanset hvor de er.

…Som ledelse er vi sikre på, at alle har modtaget informationen – uanset om der arbejdes på dag- aften- eller nathold.

– Anette G. Jessen, regnskabschef, Grønvang

Erfaringer fra en dansk produktionsvirksomhed

Grønvang er en dansk virksomhed, som producerer kvalitetsmargariner til bageri-, catering – og detailmarkedet.

Medarbejderne i produktionen arbejder i hold og skal kunne tilgå samme information som fx dagsansatte og kollegaer i administrationen. Noget, der tidligere kunne være en udfordring. Anette G. Jensen, regnskabschef hos Grønvang, fortæller:

– Tidligere var vores udfordring at få vores fælles information ud til samtlige medarbejdere pga. forskellige arbejdstider døgnet rundt eller sygdom. Med infoskærmen er vi nu sikre på, at alle er blevet orienteret og det er absolut en lettelse i hverdagen.
– Infoskærmen bliver brugt til meget forskellig information – det kan være både fra koncernen, fra direktøren, fra den lokale ledelse samt andre personer, der ønsker at få givet en fælles besked: fra orientering om ny pensionsordning og nye medarbejdere til fælles juleafslutning.

40 ting, der kan motivere dine medarbejdere og kollegaer

Hvad skal der så stå på infoskærmen?

Du skal naturligvis huske at fortælle, når Bent har fødselsdag og ønske ham tillykke. Så han føler sig set og anerkendt. Men det kan også være informationer, som er vigtige at huske – fx sikkerhedsprocedurer og ændringer. Her er 40 forslag til andre informationer:

1. Fødselsdage
2. Jubilæer
3. Gæster i huset
4. Tilbud/nyheder til medarbejdere
5. Nyt sortiment eller produkter
6. Vigtig information omkring arbejdsprocessen imellem skiftehold
7. VIGTIG viden omkring sikkerhed, fx ved evakuering m.m.
8. Personaleforening
9. Arbejdsmiljø
10. Nye ansættelser/medarbejdere
11. Praktikanter
12. MUS-samtaler – bliv klar
13. Fridage
14. Farvel til medarbejder
15. Omsætningstal
16. Julefrokost
17. Ferie
18. Praktikant
19. Lancering af nye produkter
20. Driftsproblemer
21. Nyt fra ledelsen
22. Ros til medarbejderne
23. Klar til APV
24. Status – optælling af varelager
25. Overarbejde
26. Udsolgte varer
27. Tilbagetrækning af varer
28. Leveranceproblemer med leverandør
29. Lovgivning – ændring af praksis ved indtrædelse af ny lov
30. Arbejdsplaner
31. Sygemelding
32. Planlægning af ferie
33. Praktiske oplysninger – oprydning o.s.v.
34. Brandøvelse
35. Service på IT
36. Sikkerhed omkring IT
37. Ferieønsker
38. Succes 🙂
39. Indbydelse til arrangement
40. Gode vibrationer – sjove indslag fra fx firmafest eller andre arrangementer

Listen er lang – og kun fantasien og behovet – sætter grænser. Måske du nu tænker, om der virkelig er behov for at informere medarbejdere om SÅ mange ting? Men her skal der være en naturlig balance mellem nødvendig information og information, som dækker et informationsbehov, styrker arbejdsfællesskab og inkluderer alle medarbejdere. Uanset arbejdstidspunkt og fysisk placering.

– Find et passende informationsniveau, så når der går “hverdag i den” er der et jævnt flow af informationer. Vores infoskærm kan sagtens stå tom flere dage, og andre dage kan der være mange informationer. Men vi har oplevet, at det faktisk kun er fint, når skærmen er tom engang imellem. Det sender også et signal til medarbejderne, at der er ro på. Jeg tænker faktisk at for mange informationer hele tiden også kan virke sådan, at vi slet ikke ser de informationer, der faktisk er.

– Rikke Okholm, HR – Tovholder for arbejdsmiljø, ABC Lavpris

Læs også: Vibe er ny i job – jydsk købmandsskab del 2

5 faldgruber ved infoskærme

En infoskærm kan ikke erstatte skriftlig og mundtlig intern kommunikation (fx mails), men den kan gøre medarbejdere opmærksom på bestemte områder. En infoskærm er ideel til især de medarbejdere, som ikke sidder ved en computer særlig tit (fx i produktionen). Kommunikation via en skærm kan heller ikke erstatte dialogen fysisk mellem mennesker. Overvej derfor:

  1. Definér formålet med infoskærmen – hvad skal den vise? (En balance mellem ’need to know’ og ’nice to know’)
  2. Keep it simple! Skriv korte informationer – og hold eventuelle fysiske møder, hvor du kan uddybe information og har mulighed for dialog. Desuden læser mennesker ikke på en skærm – de skimmer.
  3. Find det ideelle niveau for informationsstrømmen – for meget gør medarbejderne ’blinde’. For lidt – kommunikationen mister sin betydning eller giver anledning til spørgsmål og undren (korridorsnak og hvisken i krogene).
  4. Gør skærmen ’levende’ – med billeder (fx med memes – humoristiske billeder med tekst) eller video (gif’er) – uden lyd!
  5. Skærmen er et supplement til videndeling. Husk at kigge dine kollegaer/medarbejdere i øjnene og tag dialogen. Ofte.

IT skal bidrage til at styrke den interne kommunikation. Ikke gøre det mere besværligt. Hos Zispa skræddersyr vi opsætning og indholdet til infoskærme, så vores kunder får tilpasset til deres informationsbehov og ønsker.

Vil du vide mere om vores infoskærme eller have mere inspiration til, hvordan du også kan bruge en infoskærm, så kontakt Frank Helbo Christensen på 76131445, fhc@zispa.dk.

Stort tak til ABC Lavpris, Grønvang, TripleNine, Easyfood m.fl. for at komme med input og tips til brug af infoskærm.